¿Sigues haciendo tus facturas con Word?
¿Eres de los que usa el procesador de textos Microsoft Word para hacer modelos de factura? Pues no eres el único, ya que la suite informática Microsoft Office ha sido una de las más usadas para elaborar facturas durante las últimas 2 décadas.
Una de las ventajas de Word es que ofrece plantillas para todo tipo de documentos, incluyendo facturas. Pero usar una plantilla de factura de tipo genérico quizás no sea lo mejor para tu empresa pues no incluyen todos los elementos exigidos en España.
Afortunadamente, puedes combinar Word con la hoja de cálculo Excel, también incluida en esta suite informática, para hacer modelos de factura adaptadas a los requerimientos nacionales y sobre todo, a lo que quieren tus clientes y proveedores.
Aunque parezca contradictorio, no darle la debida atención al diseño y elaboración de sus facturas es un error que suelen cometer muchos emprendedores, autónomos y empresas.
El problema es que la factura es un elemento que además de evitarte problemas con Hacienda, sirve para reforzar la confianza de tus clientes, lo que beneficia a tu negocio.
Esto es muy importante si eres autónomo o tienes a tu cargo las finanzas de una pequeña o mediana empresa.
Facilita las cosas usando una plantilla de factura
Como dijimos anteriormente, la factura es muy importante para generar confianza con los clientes. Pero además es un documento que debe cumplir con la función de validar que se hizo una transacción económica entre las partes.
Para esto, debe cumplir con varias formalidades de forma, diseño y contenido. Dependiendo de la actividad económica que desarrolles tú o tu empresa, la factura puede llegar a ser un documento bastante complejo.
Afortunadamente tanto Word como Excel ofrecen plantillas personalizables de facturas que se pueden adaptar a tus necesidades.
Esto te puede evitar grandes gastos al tener que invertir en un software de facturación especializado.
¿Qué es un modelo de factura?
Las plantillas de Word y Excel son modelos de factura que incluyen los elementos básicos aceptados en la contabilidad. Estas plantillas se pueden usar para crear una factura y modificarla según las necesidades de cada quien.
Su ventaja es que ofrecen secciones o campos en blanco que pueden ser modificados para introducir cualquier variable contable, como precio, porcentajes, datos de la empresa y del cliente y otros.
Por lo tanto, los modelos de factura que ofrecen Word y Excel son la solución más simple, rápida y económica. Además, puedes usar los que vienen de serie en la suite Microsoft Office o descargar gratis otros modelos desde internet, algo muy conveniente para organizaciones y autónomos con poco presupuesto.
Y si no eres usuario de esta suite, puedes encontrar plantillas similares en otras suites informáticas muy populares como LibreOffice y OpenOffice. En este caso, la gran ventaja es que puedes crear tu modelo de factura y ser abierto posteriormente con la suite de Microsoft, gracias a que estos programas procuran tener una buena compatibilidad entre ellos.
Tipos de modelos de facturas
Como regla general se usan dos modelos de factura, las de tipo tabular y las textuales.
Las plantillas de factura textual son convenientes para facturaciones que requieren muchos datos. Pero si la factura debe reflejar una gran cantidad de conceptos o tópicos, la mejor solución es usar una plantilla de tipo tabular.
Esta últimas tienen la ventaja de facilitar la introducción de precios y calcular el costo final del servicio o producto. También pueden incorporar automáticamente valores como el cobro del IVA o de otros impuestos que correspondan.
¿Qué información debe incluir una factura en España?
Por último, te hablaremos del contenido que deben tener la facturación en España y que es clave a la hora de escoger la plantilla de factura correcta.
Además de ser claramente legible y con diseño atractivo, estas deben incluir varios valores obligatorios para cumplir con la ley. La ausencia de estos datos puede complicar la validación de la factura ante Hacienda y afectar el proceso de deducción, entre otros problemas.
El artículo 6 de la normativa que regula las obligaciones de facturación en España estipula los valores que deben estar expresados en los recibos o facturas. Estos son:
- Nombre completo y dirección del proveedor del servicio
- Nombre y dirección completos del beneficiario
- Número de Identificación Fiscal del proveedor de servicios en determinados casos
- Fecha de emisión de la factura
- Número único de factura
- Cantidad y tipo de bienes entregados o el tipo de servicio prestado y su alcance
- Fecha de entrega o prestación de servicios
- Precio del servicio prestado, expresado con y sin impuestos
- Impuestos aplicados
Como puedes ver, cualquier plantilla moderna te permitirá agregar estos datos o crear las celdas para introducirlos y adaptar la factura a tu empresa. ¡Solo debes buscar entre las plantillas de tu ordenador y escoger la que más te guste!
